Občanský zákoník na rozdíl od mnoha jiných zákonů neobsahuje definici vlastnoručního podpisu. To ale přináší v praktickém životě mnoho komplikací, jelikož si tak osoby při jednání v elektronické formě častokrát nejsou jisté, jak přesně při právním jednání postupovat. Jakou úpravu formy a podpisu tedy občanský zákoník obsahuje?
Obecně platí, že právní jednání může mít libovolnou formu, pokud není stanoveno jinak. Podpis je pak možné, pokud je to obvyklé, nahradit i mechanickými prostředky (např. podpisové razítko). Podle soudů musí být podpis umístěn za textem, který potvrzuje, nebo z něj musí být zřejmé, že potvrzuje i obsah následující po něm.
U elektronického právního jednání, pak lze považovat za jednání učiněné v písemné formě takové jednání, které umožňuje zachycení obsahu jednání a určení jednající osoby a obsahuje elektronický podpis dané osoby. Přitom se začínají prosazovat názory, že se jedná například o komunikaci prostřednictvím e‑mailové schránky, kdy je však nutné mezi stranami domluvit používání konkrétních e‑mailových adres, aby šlo snadno jednající osoby identifikovat. U zasílání faxem je třeba, aby byla daná listina např. podepsána, což opět umožňuje identifikaci jednající osoby.
Při právním jednání prováděném elektronickými prostředky pak občanský zákoník odkazuje na jiné právní předpisy. Zde se jedná o nařízení EU eIDAS a na něj navazující zákon o službách vytvářejících důvěru. Ty rozlišují (seřazeno dle důvěryhodnosti podpisu od nejméně po nejvíce důvěryhodný) (a) elektronický podpis (tzv. „prostý“); (b) zaručený elektronický podpis; (c) zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis; a (d) kvalifikovaný elektronický podpis. Pouze kvalifikovaný elektronický podpis pak má stejný účinek, jako vlastnoruční podpis.
V případě, že subjekt jedná vůči nositeli veřejné moci, musí použít buď zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Pokud právní jednání činí nositelé veřejné moci, musí použít vždy kvalifikovaný elektronický podpis. Ve chvíli, kdy nejde o žádné z právních jednání uvedených výše, lze použít jakýkoliv druh elektronického podpisu.
Definici „prostého“ elektronického podpisu vyhovuje i pouhé uvedení jména a příjmení v textu elektronického dokumentu. Jeho zákonná úprava by tak mohla vyvolávat dojem, že pokud by někdo vyhotovil dokument, kde by bylo na konci dokumentu uvedeno něčí jméno, považoval by se dokument za jím podepsaný. Tak tomu ovšem není. Aplikuje se totiž již zmíněné ustanovení občanského zákoníku, které říká, že je třeba určit jednající osobu. Elektronický podpis tak musí osobu identifikovat a musí umožnit ověření její totožnosti. Je tedy možné uvažovat o skenu vlastnoručního podpisu připojeného k datové zprávě, použití domluveného hesla, nebo způsob mezi stranami jinak ujednat.
Specifickou situací je pak oblast datových schránek, protože pokud jednáte jejich prostřednictvím, je jednání považované za Vámi vlastnoručně podepsané, i když dokument není vůbec podepsán.
Závěrem nezbývá než vzhledem k judikatuře, která někdy bývá u elektronických podpisů nižšího stupně důvěryhodnosti komplikovanou až mírně rozporuplnou, uzavřít, že pokud chcete zajistit, aby bylo Vaše elektronické právní jednání platným, lze pouze doporučit používat elektronické podpisy co nejvyššího stupně důvěryhodnosti, nebo jednat prostřednictvím datové schránky. To nicméně neznamená, že při užití méně důvěryhodných elektronických jednání platné nebude, ale bude třeba vždy řádně vyhodnotit okolnosti daného případu, což v případě sporu může činit až soud.
