Poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci motorové vozidlo k používání pro soukromou potřebu, je nezbytné, aby bylo právo zaměstnance na soukromé užití služebního vozu právně podloženo - např. písemnou dohodou o možnosti využívat bezplatně určité vozidlo i pro soukromé účely. Zaměstnanci mají povinnost vést přesnou evidenci jízd, a to zejména: datum jízdy, cíl jízdy, účel cesty, vzdálenost v kilometrech, stav celkově ujetých kilometrů (tzn. včetně jízd pro soukromé účely). Z takto vedené evidence vyplyne počet kilometrů ujetých vozidlem pro soukromé i služební účely.
Dále je třeba řešit, zda zaměstnanec hradí hodnotu soukromě spotřebovaných pohonných hmot zaměstnavateli nebo ne.
1. Veškeré pohonné hmoty hradí zaměstnavatel:
Zaměstnavatel proplácí zaměstnanci účty za nákup pohonných hmot, nebo hradí souhrnný účet čerpacím stanicím za veškeré ujeté kilometry (CCS karty apod.). Zaměstnavatel účtuje základ DPH v plné výši do nákladů a nárokuje odpočet DPH na vstupu v plné výši. Částka za spotřebu soukromých pohonných hmot je daňově neuznatelným nákladem zaměstnavatele. Uplatněnou DPH ze soukromých kilometrů je firma povinna odvést.
U zaměstnance jde o nepeněžní plnění, které je předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. Je třeba o tuto částku každý měsíc zvýšit v rámci mzdového účetnictví základ daně zaměstnance a rovněž vyměřující základ pro sociální a zdravotní pojištění. Částka připočítávaná zaměstnanci musí být u soukromých km navýšena o adekvátní část DPH za soukromé pohonné hmoty.
2. Pohonné hmoty hradí zaměstnanec:
Zaměstnanec si dle evidence jízd hradí pohonné hmoty sám již při nákupu benzínu pro soukromé účely. Pokud nakupuje zaměstnanec pohonné hmoty společně za soukromé i služební kilometry (např. na CCS kartu), provede zaměstnanec na konci každého měsíce vyúčtování pohonných hmot spotřebovaných pro soukromé účely. Zaměstnavatel předepíše zaměstnanci spotřebované pohonné hmoty pro soukromé účely k úhradě. (Tato operace se zaúčtuje např. jako zdanitelný výnos a odvede se DPH na výstupu). Částku za soukromé kilometry může zaměstnanec zaplatit zaměstnavateli do pokladny nebo mu ji zaměstnavatel strhne (na základě jeho souhlasu) z čisté mzdy.
Obecně ještě poukazujeme na zákonnou povinnost spojenou s užíváním služebních vozidel pro soukromé účely:
Poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla, min. 1000 Kč za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Pro účely zdanění u zaměstnance se 1 % ze vstupní ceny vozidla zahrne do základu daně a zdaní se společně se mzdou v jednotlivých měsících. Pokud ve vstupní ceně ale není zahrnuta DPH, pro účely tohoto ustanovení se o tuto daň zvýší.
Pokud se služební vozidlo, u kterého se při pořízení uplatnil odpočet DPH, nevyužívá jen k podnikatelským účelům ale i k soukromým, je třeba adekvátně krátit DPH na vstupu.
