Steuerliche und rechtliche Auswirkungen von Home-Office

Angesicht der aktuellen Coronavirus-Epidemie wird das Thema „Arbeiten im Home-Office“ immer aktueller. Die bisherige rechtliche Regelung der Home-Office-Arbeit ist unzureichend und ruft in der Praxis eine ganze Reihe von Auslegungsproblemen hervor.

Rechtliche Regelung des Home-Office

Die Arbeit von Zuhause oder das Home-Office kann laut aktueller Fassung des Arbeitsgesetzbuches zwei Formen haben. Eine ist die Situation, wo der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit im Einklang mit § 317 Arbeitsgesetzbuch, in dem die Rechte und Pflichten der außerhalb des Arbeitsplatzes des Arbeitgebers arbeitenden Arbeitnehmer, also auch von Zuhause aus, geregelt sind, selbst aufteilt. Für diesen Arbeitnehmer gilt in so einem Fall keine Aufteilung der Arbeitszeit, Arbeitspausen, Unterbrechung der Arbeit wegen schlechter Witterungsbedingungen und es steht ihm kein Lohnersatz bei Unmöglichkeit der Arbeitsverrichtung wegen persönlicher Hindernisse zu. Ausnahmen bilden Hindernisse wie Hochzeit, Todesfall oder Umzug. Den Arbeitnehmern steht ebenfalls kein Lohn oder Gehalt und kein Freizeitausgleich für Überstunden, bzw. Freizeitausgleich, Lohnersatz oder Lohnzuschläge für Feiertagsarbeit zu. Die sonstigen Arbeitsbedingungen sind mit den Bedingungen von am Arbeitsplatz des Arbeitgebers arbeitenden Arbeitnehmern identisch (z. B. Urlaubsanspruch, Schulungen usw.).

Zweite Möglichkeit ist, dass die Arbeitszeit des Arbeitnehmers auch weiterhin der Arbeitgeber aufteilt, normalerweise in Schichten. Eine solche Situation kann als Home-Office ohne Anbindung an § 317 Arbeitsgesetzbuch bezeichnet werden. In diesem Fall bleiben die Rechte und Pflichten vollkommen identisch mit denen bei der Arbeitsverrichtung am Arbeitsplatz des Arbeitgebers. Bei dieser Regelung ist es sicher sinnvoll, die Vorgehensweisen bei der Arbeitszeiterfassung klar zu vereinbaren.

Für beide Fälle sollte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine die Bedingungen der Home-Office-Arbeit ausführlich regelnde Vereinbarung ausgefertigt werden.

Ersatz von Arbeitnehmer getätigten Ausgaben

Bei Arbeit im Home-Office ist der Arbeitgeber nach § 2 Abs. 2) und im Sinne von § 151 Arbeitsgesetzbuch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ihm im Zusammenhang mit der Arbeitsverrichtung nachweislich entstanden Ausgaben zu ersetzen. Zu diesen Ausgaben zählen insbesondere ein Ersatz wegen Abnutzung eigener Geräte und ein Ersatz für die Schaffung und Einhaltung der Arbeitsbedingungen.

Bei Kostenersatz im Einklang mit dem Arbeitsgesetzbuch entsteht dem Arbeitnehmer nach § 6 Abs. 7) Buchst. d) und Buchst. e) Einkommensteuergesetz (im Folgenden nur „EStG“) kein steuerpflichtiges Einkommen, die Ersatzzahlungen unterliegen weiter auch nicht den Sozial- und Krankenversicherungsabgaben. Mit anderen Worten, der Kostenersatz durch den Arbeitgeber, der das Vermögen des Arbeitnehmers nicht erhöht, kann nicht Gegenstand der Einkommensteuer sein.

Die vorstehend genannten Ersatzzahlungen lassen sich nur schwierig genau bestimmen und nachweisen. Die Finanzverwaltung stellt in den von ihr veröffentlichten Stellungnahmen allerdings klar, dass sie auf dem tatsächlichen Nachweis dieser Ausgaben besteht.

1. Kompensierung für die Abnutzung der Geräte – außer dem Telefon und den Geräten der Rechentechnik kann es sich z. B. auch um den Arbeitstisch, Bürosessel, Schränke oder weitere Büroausstattung handeln. Diese Ausgaben können in Höhe der tatsächlichen Ausgaben oder durch einen Pauschalbetrag ersetzt werden. Dieser Pauschalbetrag muss allerdings durch Ausgabebelege nachweisbar bestimmt werden, keineswegs durch geschätzten Einkaufspreis. Bei Geräten, die ansonsten abgeschrieben würden, kann der Pauschalbetrag nur bis zur Höhe dieser Abschreibungen anerkannt werden.

2. Kompensierung anderer Kosten als für die Abnutzung der Geräte – hierbei handelt es sich um Kosten für Heizung / Klimatisierung, Strom, Telekommunikationsdienstleistungen, Büroreinigungskosten usw. Diese Ausgaben können laut Auslegung der Finanzverwaltung nur anhand tatsächlicher Ausgaben nachgewiesen werden.

Sollte der Arbeitgeber die Höhe des Aufwands dem Finanzamt nicht hinreichend nachweisen können, handelt es sich beim Arbeitnehmer um Sozial- und Krankenversicherungsabgaben unterliegendes steuerpflichtiges Einkommen.

Vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer im Zusammenhang mit Home-Office-Arbeit gezahlte Ausgaben, sei es in nachgewiesener oder nicht nachgewiesener Höhe, können als steuerwirksamer Aufwand des Arbeitgebers nach § 24 Abs. 1 EStG und § 24 Abs. 2) Buchst. x) behandelt werden.

Verpflegungszuschuss

Wenn die Arbeitszeit des Arbeitnehmers im Home-Office vom Arbeitgeber aufgeteilt wird, unterliegt der Verpflegungszuschuss in Form von Essensgutscheinen dem allgemeinen Steuermodus wie bei allen anderen Arbeitnehmern. Der Zuschuss ist bei Arbeit von mindestens 3 Schichtstunden steuerlicher Aufwand bis in Höhe bestimmter Obergrenzen und auf Arbeitnehmerseite zugleich einkommensteuerbefreit. Auch ein Verpflegungszuschuss in Geld (Pauschale) wird steuerlich in gleicher Weise wie bei am Arbeitsplatz des Arbeitgebers arbeitenden Arbeitnehmern beurteilt.

Sollte der Arbeitnehmer im Einklang mit § 317 Arbeitsgesetzbuch seine Arbeitszeit selbst aufteilen, ist der Kauf von Essensgutscheinen beim Arbeitgeber nicht steuerabzugsfähig (da die Voraussetzung einer gearbeiteten Schicht nicht erfüllt ist, bzw. diese Schicht nicht bestimmt werden kann). Die Essensgutscheine sind allerdings weiterhin steuerfreies Einkommen des Arbeitnehmers. Die Essenspauschale kann in diesem Modus nicht von der Einkommensteuer befreit, aber als steuerabzugsfähiger Aufwand des Arbeitgebers geltend gemacht werden.

Problematik der ständigen Betriebsstätte

In diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuweisen, dass Home-Office für die Zwecke der Entstehung einer ständigen Betriebsstätte in gleicher Weise wie z. B. jedes andere Büro zu behandeln ist.

Home-Office kann also für einen ausländischen Arbeitgeber, der Arbeitnehmer auf dem Gebiet der Tschechischen Republik beschäftigt, die Entstehung einer ständigen Betriebsstätte bedeuten, wenn es ununterbrochen und aufgrund der Weisungen des Arbeitgebers genutzt wird und diese Tätigkeitsverrichtung einen Teil oder die Gesamtheit seiner unternehmerischen Tätigkeit bildet. Hiervon ausgenommen ist die Verrichtung von nur vorbereitenden oder Hilfscharakter habenden Tätigkeiten.

Im Zusammenhang mit den durch Covid-19 hervorgerufenen Änderungen hat die OECD eine Information zur Frage der Entstehung einer ständigen Betriebsstätte aufgrund von Home-Office veröffentlicht, aus der hervorgeht, dass die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer aufgrund der Covid-19-Pandemie von Zuhause aus arbeitet, laut OECD einen zeitlich befristeten Charakter besitzt und deshalb nicht zur Entstehung einer ständigen Betriebsstätte führen kann.

Fazit

Home-Office hat seine Vor-, aber auch Nachteile. Der Arbeitnehmer besitzt größere Freiheit, auf Arbeitgeberseite senkt diese Art der Arbeitsverrichtung die Kosten für Büroräume, Energiekosten usw. Abschließend ist festzustellen, dass die bisherige rechtliche Regelung des Home-Office unzureichend ist und in der Praxis eine ganze Reihe von Auslegungsproblemen hervorruft. Daher wurde im Februar 2021 der Abgeordnetenkammer eine Novelle des Arbeitsgesetzbuches vorgelegt, durch die mit vorgeschlagener Wirksamkeit ab dem 1. Juli 2021 die Bedingungen der Home-Office-Arbeit ausführlich geregelt werden. Dies könnte sich auch auf die steuerlichen Auslegungen der Finanzverwaltung auswirken.

Angesicht der aktuellen Coronavirus-Epidemie wird das Thema „Arbeiten im Home-Office“ immer aktueller. Die bisherige rechtliche Regelung der Home-Office-Arbeit ist unzureichend und ruft in der Praxis eine ganze Reihe von Auslegungsproblemen hervor.